Ce este?

Denumit și plan de contingență, este un proces metodic și sistematic pentru pregătirea și dezvoltarea unui curs de acțiune în fața unor evenimente neașteptate care pot avea un impact negativ asupra afacerii. De regulă este însoțit si de o analiză de risc și o estimare a impactului financiar și non-financiar al scenariilor ce declanșează acest plan.

Beneficii

Un plan de contingență economisește timp și bani. Atunci când managementul are un plan de acțiune poate răspunde rapid în cazul unor situații de criză, minimizând timpul de paralizie a activității și pe cel necesar luării unor deciziei adecvate. Acest lucru este adesea critic în ceea ce privește protecția angajaților și echipamentelor, precum și a profitabilității firmei.

Uneori un plan de contingență bine conturat poate asigura chiar și salvarea de vieți. A avea un plan de urgență în vigoare poate ajuta conducerea să ia măsuri rapide pentru a atenua impactul situațiilor periculoase.

Un alt beneficiu este dat de timpul de recuperare mai redus. Planurile de urgență reduc timpul de răspuns, oferind echipei informațiile de care are nevoie pentru a reveni la starea mai rapid.

Modul în care o companie reacționează la un eveniment neașteptat este esențial și în păstrarea reputației brandului, minimizând impactul unui incident veți putea reduce sau preveni PR-ul negativ.

Cum se utilizează?

Primul pas în planificarea răspunsului companiei în situații neașteptate este de a efectua o analiză de risc care constă în identificarea tuturor riscurilor cu care se poate confrunta organizația și analizarea consecințelor fiecăruia. Evenimentele neașteptate care pot fi considerate în analiză pot face referire la dezastre naturale, atacuri cibernetice sau alte tipuri de amenințări ce ar putea determina pierderi de date esențiale pentru companiei, ar conduce la retragerea de produse, la vătămările sau accidentele la locul de muncă.

Odată ce analiza de risc este finalizată trebuie să acordați prioritate celor mai probabile riscuri și să realizați planuri de urgență în cazul apariției acestora. Trebuie să aveți mai multe opțiuni pentru diferite scenarii și să abordați anumite aspecte critice – ce activități puteți menține, ce va declanșa punerea în aplicare a planului, cum va durata, precum și care va fi momentul în care veți putea relua desfășurarea activităților în condiții normale.

După ce planurile au fost dezvoltate este necesar să fie comunicate și distribuite  și în întreaga organizație, iar personalul să fie instruit în vederea implementării planului și identificării reacțiilor angajaților. Planul de răspuns la risc trebuie actualizat constant.

Liderii care doresc să evite situațiile de criză trebuie să analizeze riscurile pentru a dezvolta un plan de urgență eficient. Datele care intră în acest tip de analiză sunt structurate într-o diagramă de probabilitate care mapează impactul riscului pe axa „X” și probabilitatea de apariție pe axa „Y” pentru fiecare risc identificat.

Atunci când un plan de contingență este dezvoltat în mod corespunzător, managementul va putea identifica rapid care sunt evenimentele cu cel mai mare impact și care este probabilitatea de apariție a acestora.

În cele ce urmează veți putea aplica acest instrument pe specificul propriei companii. După salvarea rezultatului (intermediar sau final), acesta va fi trimis pe email persoanei care a completat, iar pentru utilizatorii logați acesta poate fi accesat într-un dashboard propriu, unde formularul poate fi ajustat și îmbunătățit in permanență.

Utilizați instrumentul

Intrati in cont pentru a accesa continutul acestui instrument de management.
Daca nu aveti un cont, puteti crea rapid unul GRATUIT!